Politica de confidențialitate GDPR

Confidențialitatea datelor tale contează pentru noi. Documentul de față îți explică, într-un limbaj cât se poate de clar, ce date cu caracter personal colectăm prin site-ul bibibox.ro și în relația de colaborare cu tine, de ce le colectăm, cât timp le păstrăm, cui le dezvăluim și ce drepturi ai asupra lor.

Politica este redactată în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date („GDPR”), cu Legea nr. 190/2018 privind măsuri de punere în aplicare a GDPR și cu Legea nr. 506/2004 privind prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private în sectorul comunicațiilor electronice.

1. Cine suntem și cum ne contactezi

Operatorul datelor tale cu caracter personal este:

Denumire	BIBIBOX S.R.L.
Cod unic de înregistrare (CUI)	37971533
Număr de ordine în Registrul Comerțului	J22/2384/2017
Sediu	Strada Sălciilor nr. 8, Iași, județul Iași, România
Telefon	0733 060 818
E-mail	office@bibibox.ro
Website	https://bibibox.ro
Program de lucru	Luni–Vineri, 09:00–17:00

Pentru orice întrebare legată de prelucrarea datelor tale sau pentru exercitarea drepturilor descrise la secțiunea 10, ne poți scrie la office@bibibox.ro, cu mențiunea „Protecția datelor” în subiectul mesajului.

Nu avem obligația legală de a desemna un responsabil cu protecția datelor (DPO) în sensul art. 37 din GDPR, întrucât activitatea noastră principală nu constă în operațiuni de prelucrare care necesită o monitorizare periodică și sistematică pe scară largă a persoanelor vizate și nu prelucrăm pe scară largă categorii speciale de date. Solicitările legate de protecția datelor sunt tratate direct de conducerea societății, la adresa de e-mail de mai sus.

2. Termenii pe care îi folosim

Date cu caracter personal — orice informație care te poate identifica, direct sau indirect: nume, e-mail, telefon, adresă IP, identificatori online.
Prelucrare — orice operațiune efectuată asupra datelor: colectare, stocare, consultare, utilizare, transmitere, ștergere.
Operator — cel care stabilește scopurile și mijloacele prelucrării. În relația cu vizitatorii site-ului și cu potențialii clienți, operatorul este BIBIBOX.
Persoană împuternicită — cel care prelucrează datele în numele și pe instrucțiunile unui operator. Când administrăm site-ul, campaniile sau conturile unui client, BIBIBOX are, de regulă, calitatea de persoană împuternicită (vezi secțiunea 6).
Persoană vizată — tu, persoana fizică ale cărei date sunt prelucrate.

3. Ce date colectăm

3.1. Date pe care ni le furnizezi direct

Context	Date colectate
Formularul de contact / cerere de ofertă	Nume, adresă de e-mail, număr de telefon, denumirea firmei (opțional), adresa site-ului tău (opțional), serviciul de interes, conținutul mesajului
E-mail sau telefon	Datele de identificare și de contact pe care alegi să ni le comunici, împreună cu conținutul corespondenței
Consultanța gratuită (online sau la sediu)	Nume, date de contact, informații despre afacerea ta și despre obiectivele de marketing discutate
Abonarea la newsletter, dacă este activă	Adresa de e-mail și, opțional, prenumele; data și ora consimțământului
Chatbot / mesaje pe rețele sociale	Numele de profil, conținutul conversației, datele de contact pe care le lași
Încheierea unui contract	Datele necesare facturării și executării contractului: nume, funcție, date de contact profesionale, date de identificare fiscală ale firmei, date de plată
Candidaturi pentru posturi	CV-ul și informațiile incluse de tine în acesta

Câmpurile marcate ca obligatorii în formulare sunt strictul necesar pentru a-ți putea răspunde. Te rugăm să nu ne transmiți, prin formular sau prin e-mail, date din categoriile speciale prevăzute la art. 9 GDPR (date privind sănătatea, opiniile politice, convingerile religioase, orientarea sexuală, apartenența sindicală și altele asemenea). Nu solicităm astfel de date și nu le prelucrăm.

3.2. Date colectate automat când vizitezi site-ul

Adresa IP și date derivate din aceasta (localizare aproximativă, la nivel de oraș sau regiune);
Tipul și versiunea browserului, sistemul de operare, tipul de dispozitiv, rezoluția ecranului, limba setată;
Paginile vizitate, momentul și durata vizitei, sursa din care ai ajuns pe site (motor de căutare, link extern, campanie);
Identificatori stocați în cookie-uri și tehnologii similare — detaliați separat în Politica de Cookie, disponibilă pe site.

Aceste date sunt colectate prin jurnalele serverului (log-uri) și, dacă ți-ai exprimat consimțământul, prin instrumente de analiză și de marketing.

3.3. Date primite din alte surse

Informații publice despre firma ta, atunci când analizăm site-ul, poziționarea sau prezența online înainte de o discuție (adresa site-ului, date de contact publicate, profilul Google Business);
Date transmise de platformele pe care le administrăm împreună cu tine (Google, Meta) în rapoartele de campanie, sub formă agregată;
Recomandări din partea partenerilor sau a clienților existenți, atunci când aceștia ne pun în legătură cu tine.

4. De ce prelucrăm datele și în ce temei

Scopul prelucrării	Categorii de date	Temeiul legal (GDPR)
Răspunsul la cererile de ofertă, la mesajele din formular, la e-mailuri și la apeluri	Identificare, contact, conținutul mesajului	Art. 6 alin. (1) lit. b) — demersuri anterioare încheierii unui contract, la cererea ta
Organizarea și susținerea consultanței gratuite	Identificare, contact, informații despre afacere	Art. 6 alin. (1) lit. b)
Încheierea și executarea contractelor de servicii	Identificare, contact, date contractuale și de facturare	Art. 6 alin. (1) lit. b)
Emiterea facturilor, evidența contabilă, arhivarea documentelor	Date de facturare și fiscale	Art. 6 alin. (1) lit. c) — obligație legală (Legea contabilității nr. 82/1991, Codul fiscal)
Transmiterea newsletterului și a comunicărilor comerciale	Adresa de e-mail, prenume	Art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământ; pentru clienții existenți, art. 12 din Legea nr. 506/2004 (servicii similare, cu drept de opoziție la fiecare mesaj)
Măsurarea traficului și îmbunătățirea site-ului prin instrumente de analiză	Identificatori online, date de navigare	Art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământ exprimat prin bannerul de cookie-uri
Publicitate online, remarketing și măsurarea conversiilor	Identificatori online, date de navigare	Art. 6 alin. (1) lit. a) — consimțământ
Securitatea site-ului, prevenirea fraudei și a abuzurilor, jurnale tehnice	Adresă IP, log-uri de acces	Art. 6 alin. (1) lit. f) — interes legitim în menținerea unui serviciu sigur și funcțional
Constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță	Toate categoriile relevante pentru cauză	Art. 6 alin. (1) lit. f) — interes legitim
Prezentarea unor lucrări în portofoliu (logo, adresa site-ului, capturi de raport)	Date ale firmei-client, nu date personale, cu excepția cazului în care denumirea include un nume de persoană	Art. 6 alin. (1) lit. a) — acordul clientului, obținut în prealabil
Recrutare	Datele din CV	Art. 6 alin. (1) lit. b) și lit. a) pentru păstrarea CV-ului după finalizarea procesului

Atunci când ne întemeiem prelucrarea pe interesul legitim, evaluăm în prealabil dacă acesta este echilibrat față de drepturile și libertățile tale. Ai oricând dreptul de a te opune acestor prelucrări, în condițiile secțiunii 10.

5. Furnizarea datelor este obligatorie?

Nu ai nicio obligație legală de a ne furniza date. Fără datele marcate ca obligatorii în formulare nu îți putem însă transmite o ofertă și nu putem încheia un contract, iar fără datele de facturare nu putem emite documentele fiscale cerute de lege. Refuzul de a accepta cookie-urile de analiză și de marketing nu îți afectează în niciun fel accesul la conținutul site-ului.

6. Când suntem operator și când suntem persoană împuternicită

Pentru datele descrise mai sus — vizitatorii site-ului, potențialii clienți, clienții și corespondența cu aceștia — BIBIBOX acționează în calitate de operator.

În executarea serviciilor contractate (administrarea site-ului tău, campanii publicitare, conturi de social media, chatbot, găzduire, CRM), putem avea acces la date cu caracter personal ale utilizatorilor sau clienților tăi. În aceste situații BIBIBOX acționează în calitate de persoană împuternicită de operator, prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor tale documentate și încheie cu tine un acord de prelucrare a datelor conform art. 28 din GDPR. În aceste cazuri, operatorul rămâi tu, iar informarea propriilor tăi utilizatori este responsabilitatea ta.

7. Cui dezvăluim datele

Nu vindem și nu închiriem datele tale personale. Le putem dezvălui, strict în limita necesarului, următoarelor categorii de destinatari:

Furnizorul de servicii de găzduire și de infrastructură al site-ului și al e-mailului nostru;
Furnizorii de servicii de e-mail marketing, dacă ești abonat la newsletter;
Furnizorii de instrumente de analiză și de publicitate (de exemplu Google, Meta), în limitele consimțământului exprimat prin bannerul de cookie-uri;
Furnizorii de instrumente de comunicare și de productivitate folosite în relația cu clienții (e-mail, calendar, videoconferință, stocare de fișiere);
Cabinetul de contabilitate și, după caz, consultanți juridici sau auditori, sub obligație de confidențialitate;
Autoritățile publice, atunci când avem o obligație legală de a transmite datele (ANAF, instanțe, organe de control);
Subcontractanți sau colaboratori implicați într-un proiect anume (de exemplu un designer sau un dezvoltator), numai în măsura strict necesară executării contractului și sub obligații de confidențialitate echivalente.

Cu toți furnizorii care prelucrează date în numele nostru încheiem acorduri de prelucrare conforme cu art. 28 din GDPR.

8. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

Unii dintre furnizorii noștri de servicii tehnologice (de exemplu Google sau Meta) au sediul sau infrastructura în afara Spațiului Economic European, în special în Statele Unite ale Americii. În aceste cazuri transferul se realizează pe baza uneia dintre garanțiile prevăzute în capitolul V din GDPR:

decizia de adecvare a Comisiei Europene pentru Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (EU–U.S. Data Privacy Framework), pentru furnizorii certificați în acest cadru; sau
clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană, însoțite de măsuri tehnice și organizatorice suplimentare.

Ne poți solicita oricând, la office@bibibox.ro, informații despre garanțiile aplicabile unui anumit transfer.

9. Cât timp păstrăm datele

Categorie	Durata de păstrare
Mesaje din formular și corespondență care nu se finalizează cu un contract	Maximum 2 ani de la ultima interacțiune
Date contractuale și corespondența aferentă unui contract	Pe durata contractului și 3 ani de la încetarea acestuia, termenul general de prescripție
Facturi și documente justificative contabile	5 ani de la data de 1 ianuarie a anului următor celui în care au fost întocmite, conform legislației fiscale și contabile; 10 ani pentru statele financiare anuale
Date de abonare la newsletter	Până la retragerea consimțământului sau dezabonare, plus 3 ani dovada consimțământului
Jurnale de acces ale serverului (log-uri)	Maximum 12 luni
Date colectate prin cookie-uri	Duratele indicate în Politica de Cookie, în funcție de fiecare cookie
CV-uri primite pentru un post anume	6 luni de la finalizarea procesului de recrutare; până la 2 ani, dacă ne dai acordul să te contactăm pentru poziții viitoare
Date necesare pentru apărarea unui drept în justiție	Până la soluționarea definitivă a litigiului și expirarea termenelor de atac

La expirarea acestor termene, datele sunt șterse sau anonimizate ireversibil.

10. Drepturile tale

În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi:

Dreptul de acces (art. 15) — să afli dacă prelucrăm date despre tine și să primești o copie a acestora.

Dreptul la rectificare (art. 16) — să corectăm datele inexacte sau să completăm datele incomplete.

Dreptul la ștergere, „dreptul de a fi uitat” (art. 17) — să ștergem datele, atunci când nu mai sunt necesare, ți-ai retras consimțământul sau te-ai opus prelucrării și nu există un temei prevalent.

Dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18) — să limităm prelucrarea în situațiile prevăzute de lege, de exemplu cât timp verificăm exactitatea datelor.

Dreptul la portabilitatea datelor (art. 20) — să primești datele furnizate de tine într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau să le transmitem direct altui operator.

Dreptul la opoziție (art. 21) — să te opui prelucrărilor întemeiate pe interesul legitim. Când te opui prelucrării în scop de marketing direct, încetăm prelucrarea necondiționat.

Dreptul de a-ți retrage consimțământul, oricând și fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

Dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate cu efecte semnificative asupra ta (art. 22).

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere și dreptul de a te adresa instanței competente.

Cum îți exerciți drepturile

Trimite-ne o cerere la office@bibibox.ro sau, în scris, la sediul nostru. Îți răspundem în cel mult o lună de la primirea cererii; termenul poate fi prelungit cu încă două luni pentru cereri complexe sau numeroase, caz în care te informăm în prima lună despre prelungire și despre motivele acesteia. Exercitarea drepturilor este gratuită. Pentru cereri vădit nefondate sau excesive, în special repetitive, putem percepe o taxă rezonabilă sau putem refuza cererea, motivat. Dacă avem îndoieli întemeiate cu privire la identitatea solicitantului, îți putem cere informații suplimentare pentru a o confirma.

Plângerea la autoritatea de supraveghere

Dacă apreciezi că ți-am încălcat drepturile, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal:

A.N.S.P.D.C.P.
Adresă	B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28–30, sector 1, cod poștal 010336, București
Telefon	+40 318 059 211
E-mail	anspdcp@dataprotection.ro
Website	https://www.dataprotection.ro

Te încurajăm totuși să ne contactezi întâi pe noi — în cele mai multe cazuri putem rezolva situația rapid și direct.

11. Decizii automate și profilare

Nu luăm decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri, care să producă efecte juridice asupra ta sau să te afecteze în mod similar într-o măsură semnificativă. Instrumentele de publicitate pe care le folosim pot afișa reclame în funcție de comportamentul de navigare, dacă ai acceptat cookie-urile de marketing; poți dezactiva aceste cookie-uri oricând, din bannerul de consimțământ.

12. Securitatea datelor

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: conexiune criptată HTTPS pe întregul site, acces la date limitat la persoanele care au nevoie de el pentru a-și îndeplini atribuțiile, autentificare cu parole puternice și, unde este posibil, în doi pași, actualizarea periodică a platformelor și a modulelor, copii de siguranță regulate, obligații contractuale de confidențialitate pentru colaboratori. Niciun sistem informatic nu este însă complet invulnerabil. În cazul unei încălcări a securității datelor care poate genera un risc ridicat pentru drepturile și libertățile tale, te informăm fără întârzieri nejustificate și notificăm autoritatea de supraveghere în termen de 72 de ore, conform art. 33 și 34 din GDPR.

13. Minori

Serviciile noastre se adresează persoanelor juridice și profesioniștilor și nu sunt destinate persoanelor sub 16 ani. Nu colectăm cu bună știință date ale minorilor. Dacă afli că un minor ne-a transmis date personale, te rugăm să ne scrii la office@bibibox.ro și le vom șterge.

14. Cookie-uri

Site-ul folosește cookie-uri și tehnologii similare. Categoriile, scopurile, duratele și modul în care îți poți exprima sau retrage consimțământul sunt descrise detaliat în Politica de Cookie, disponibilă la https://bibibox.ro/politica-cookie/.

15. Link-uri către alte site-uri

Site-ul poate conține link-uri către site-uri terțe (rețele sociale, site-uri ale clienților, instrumente de testare). Nu răspundem pentru practicile de confidențialitate ale acestor site-uri. Îți recomandăm să citești politicile lor înainte de a le furniza date.

16. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică ori de câte ori se modifică legislația, serviciile sau instrumentele pe care le folosim. Versiunea în vigoare este întotdeauna cea publicată pe această pagină, cu data ultimei actualizări indicată în antet. Dacă modificările sunt substanțiale, te anunțăm printr-o notificare vizibilă pe site sau, dacă ești client ori abonat, prin e-mail.